Adjoint.e administratif.ve

584 Rue Guizot E, Montréal, QC H2P 1N3 | Part-time

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QUI SOMMES-NOUS?
Depuis 1974, la Fédération des associations de familles monoparentales et recomposées du Québec (ci-après nommé « FAFMRQ ») lutte pour l’amélioration des conditions de vie des familles monoparentales et recomposées. Elle regroupe plus de 40 associations membres à travers le Québec. Elle participe activement à divers partenariats de recherche et rédige de nombreuses publications concernant la réalité de ces familles. Elle assure à ses membres un lieu de réflexion et de formation continue et les représente auprès des instances publiques et gouvernementales.

NOUS OFFRONS :

  • Un poste permanent ;
  • Un horaire de 28h par semaine ;
  • Un salaire de 30$/h
  • Flexibilité ;
  • Une conciliation famille-travail-vie personnelle ;
  • Assurances collectives ;
  • Des congés mobiles ;
  • Des congés de maladie ;
  • Régime de retraite ;
  • Et plus encore!

VOS RÔLES ET RESPONSABILITÉS 
Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint.e administratif.ve assiste et offre un soutien à l’ensemble de l’équipe dans la réalisation de leurs activités quotidiennes. La personne titulaire du poste est ainsi responsable des tâches administratives, autant celles liées à la comptabilité que celles liées à la gouvernance. Ainsi, elle contribue à la bonne gestion de l’organisation. La personne titulaire du poste est plus spécifiquement appelée à :

Soutien administratif

  • Coordonner la logistique des rencontres formelles et informelles, notamment celles avec l’équipe, les partenaires, les membres, le conseil d’administration, etc. ;
  • Assister aux rencontres et procéder à la prise de notes ;
  • Préparer les salles et le matériel nécessaire pour des réunions ou des évènements ;
  • Répondre aux demandes de renseignement d’ordre général ou acheminer ces demandes aux personnes appropriées ;
  • Recevoir, trier et acheminer le courrier interne et externe ;
  • Répondre aux appels qui lui sont attribués et prendre les messages ;
  • Assurer un soutien administratif aux membres de l’équipe (c.-à-d. impressions, photocopies, assemblage de documents, envoi de correspondance, etc.) ;
  • Offrir du support technologique à l’équipe ;
  • Vérifier les stocks de fournitures de bureau et d’entretien et effectuer les commandes et/ou les achats pour leur remplacement ;
  • Voir à la mise à jour de la base de données.

Soutien comptabilité

  • Vérifier l’entrée des factures à payer dans le système comptable ;
  • Préparer et acheminer les factures et faire le suivi des paiements ;
  • Compléter les processus de fin de mois et de fin d’année ;
  • Conserver et classer tous les documents, preuves ou relevés nécessaires à la gestion comptable ;
  • Transmettre les feuilles de temps des membres de l’équipe à la direction générale aux moments convenus ;
  • Mettre à jour les dossiers des employés, incluant la gestion et la saisie des changements aux informations personnelles ;
  • Effectuer divers suivis et saisies de données relativement aux assurances collectives, aux cotisations de retraite, aux vacances, aux absences, aux ajustements salariaux, etc. ;
  • Préparer l’audit annuel (régularisation de fin d’année et d’ouverture) ;
  • Produire les rapports financiers et les prévisions budgétaires à l’intention du conseil d’administration.

Soutien à la gouvernance

  • Coordonner la préparation des rencontres avec le conseil d’administration et de l’assemblée générale ;
  • Assister et rédiger les procès-verbaux ;
  • Cataloguer les résolutions dans le registre et archiver de manière sécuritaire les documents officiels du conseil d’administration.

Soutien à la direction

  • Superviser la gestion de l’agenda de la direction générale ;
  • Accompagner la direction générale dans le processus de rédaction des demandes de subvention ;
  • Agir comme personne-ressource et fournir un soutien actif à la directrice générale (c.-à-d. suivis de courriels, préparation de dossier, etc.)

*La personne titulaire du poste peut également être appelée à réaliser toutes autres tâches ou projets connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en administration, bureautique, ou l’équivalent ;
  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou attestation d’études collégiales (AEC) en comptabilité ou en administration (un atout) ;
  • Deux (2) années d’expérience dans un poste du même type en gestion administrative ou comptable ;
  • Maîtrise avancée du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtrise de la suite Office ;
  • Maîtrise d’un logiciel comptable, tel que QuickBooks ;
  • Connaissance des paies en ligne, tel que Nethris ;
  • Maîtrise de l’anglais (un atout) ;
  • Posséder de l’expérience au sein d’un organisme communautaire.